別讓開會謀殺了你的時間

別讓開會謀殺了你的時間

會議：見怪不怪的難題

幾個星期前，老總讓秘書通知參加會議的高級主管準備提交會議議程項目，不久，一個建議“大雜燴”上來了。老總看了這些議項，把常規性、操作性議題放在前面，以便在大會后面的時間里集中討論某個戰略性問題。

但是會議開始后，整個計劃完全走偏了。在看了銷售副總的廣告展示后，討文化教育中心全部拉到公司基本設備的配置上，造成本次會議的成果是：歐洲的競爭計劃推遲到下次會議進行；老總的計劃還沒有討論出結果，散會時有的主管沒精打采，有的神色氣憤，有一直抱怨又浪費了時間……

這又是一個典型的謀殺時間的會議：沒有重點，無章可循，常常在一個無足輕重的問題上討文化了大半天，而最重要的問題卻根本沒時間談：給予戰略決策的注意力不夠。

據美國一家國際戰略咨詢公司調查發現，一個典型的企業，其高層管理團隊在一起工作的時間，每月不到3天；而在這3天里，其中花在討論戰略問題上的時間，不到3小時。而且就這3個小時，一般也是無果而終，很少能迅速作出優良的決策。

美國一家全球性公司的高層主管抱怨說，每年花在討論假期問題上的時間，比花在討論進軍東南亞市場的問題上的時間還要多；召開會議濁為了要做決定，而是“共享”一下信息，或者僅僅“大家討論一下”而已。而要做戰略決策的會議，則大多是“靈機一支”決定的，沒有任何前兆和準備，隨意性很大。

效率開會小竅門

一個漏洞百出的決策能使投資者迅速地垮掉，而一個好的決策，如果決定得太慢的話，也同學會削弱市場競爭力。會議是決策過程中不可或缺的環節。而開會也是大有學問的。現在，就推出幾個小竅門，讓我們開會時用點時間，多出點成果。

操作性、戰略決策分開處理

討論操作性的問題和作出戰略決策，二者有本質區別，需要有不同的討論形式和思考方式。針對不同的問題和目的召開不同的會議，可防止操作性事情主導會議議程，以便贏得更多的時間討論戰略問題。

將會議重點放在決策上

會義中心定位在決策而討論的層面上，會前的準備工作必不可少。閱讀材料在會議前就要發放人參會者，在封面上列出會議將討論的主要問題。

度量生個議面的真正價值

擺在議程上的每個議項有輕重緩急之分。因此，管理者們花在上面的時間也要區別分配。要依據每個問題對企業長期影響的大小來決定，公司董事會或分析部分可提前做全面分析，一個概算就可以了。

盡快解決問題

按照嚴格程序把議程上的問題一個個解決掉，必須要有明確的時間表、團隊處理方式以及最后由誰來拍板等等。管理者要時常提醒自己；議程上的問題解決了嗎？需要什么時候做決定？

擺出備選方案

如果沒有真正的可選方案，也就無從管理。戰略性備選方案的產生過程，要同它們的評估及通過過程分割開來，以加速最后的決定過程。

確保決策貫徹執行

通常一個管理團隊遇到的最大挑戰，不是做決定本身，而是針對所決定的內容，會后的理解是否一致，這直接關系到決策的執行效果。應避免決策淪為兩種后果；一是實踐中被曲解；二是成為沉默不作為的犧牲品。

開會有如行船，會議的組織者和主持者必須有舵手的意識，開論是平靜的水面還是驚濤駭浪，都要穩穩的把握既定的方面，讓手里“船”達到目的地，讓各項問題有自己的歸宿，找到解決的途徑。否則，開地就會異變為時間的殺手，決策也將淪為“不系之舟”，茫然失所。